5 Tips Mengirim Email

tips mengirim email

Tips mengirim email

Kirim email sebaiknya ada etikanya juga. Nah, di postingan ini saya mau berbagi 5 tips mengirim email.

Semalam tadi saya mendapat email dari seorang mahasiswa. Si pengirim email sebelumnya sudah menghubungi saya lewat WhatsApp, dia dan teman-teman berniat mengundang saya menjadi salah satu pemateri dalam sebuah pelatihan menulis yang digelar di kampusnya.

Saya bilang; silakan kirim email tentang acaranya, biar saya teruskan ke teman yang bisa membantu. Kebetulan saya sepertinya tidak ada di Makassar di tanggal tersebut.

Lalu datanglah email tersebut.

Email itu tanpa subjek, di bagian subjek hanya ada tulisan (no subject). Lalu di badan email ada tulisan; Bisa bawa materi “Untuk Apa Menulis?” kak? Dari xxxxxxx. Saya langsung tertegun. Ini bukan kali pertama saya menerima email ajaib seperti ini. Untungnya email ini disertai lampiran yang menjelaskan sedikit tentang acara yang dia maksud meski saya sendiri masih bingung; kami harus membawakan materi yang mana? Waktunya berapa lama? Audiensnya siapa saja?

Ingin membuat konten berkualitas? Mungkin Anda harus membaca ini

Tapi bukan itu yang ingin saya bahas.

Entah sudah berapa kali saya menerima email dari adik-adik mahasiswa yang terkadang isinya ajaib. Dari yang tidak dilengkapi subjek, badan email tidak diisi, email yang hanya berisi lampiran dan paling ajaib adalah email yang subjeknya adalah badan email atau maksud yang ingin dia sampaikan.

Saya jadi bertanya-tanya; apakah memang generasi yang mengenal internet agak belakangan ketika mailing list sudah hampir tamat itu tidak tahu tata cara mengirim email? Apakah mereka tidak paham kalau email atau surel (surat elektronik) itu adalah surat yang dipindahkan ke media digital? Jadi etika mengirim surat ya tetap saja sama, hanya medianya yang beda.

Aduh saya lupa, email saja mereka tidak akrab apalagi surat yang harus ditulis tangan atau diketik lalu dikirim lewat kantor pos.

Baiklah, ketimbang saya berpanjang-panjang mengeluh dan mencari kesalahannya di mana, saya pikir lebih baik saya membuat semacam tips mengirim email. Tujuannya agar bisa membantu siapa saja yang ingin mengirim email, biar email mereka lebih tepat sasaran dan tentu saja menyenangkan penerima email.

Dari saya ada 5 tips mengirim email, silakan disimak!

1. Tentukan Siapa Penerimanya

Sebelum mengirim email, tentukan dulu siapa kira-kira yang akan menerima email ini? Apakah dia teman sebaya? Adik kelas? Dosen? Calon narasumber? Atau bahkan pemilik usaha yang ingin kita mintai bantuannya menjadi sponsor?

Ini penting, agar kita tahu gaya bahasa yang kita gunakan. Mengirim email ke teman sebaya atau adik kelas tentu akan beda dengan mengirim email ke orang yang lebih tua atau yang kepentingannya beda. Pun sebaliknya, tidak mungkin menerapkan gaya bahasa kepada teman sebaya ketika mengirim email kepada dosen.

Tidak etis rasanya mengirim email kepada dosen atau orang yang lebih tua dengan kalimat seperti ini:

“Yo! Wazzup pak dos? Gue kirim email buat ngasih tahu ke elo pak dos, tugas gue udah selese nih. Ada di attachment ya..”

Tapi, tentu tidak asyik juga mengirim email kepada teman sebaya atau adik kelas dengan gaya bahasa seperti ini:

“Halo, selamat siang dan salam sejahtera. Saya sangat berharap Anda berada dalam keadaan sehat wal afiat dan selalu ada dalam lindungan-Nya. Tujuan saya mengirim email ini adalah untuk bla bla bla”

Ketuaan, bro!

Jadi, ingat ya; tentukan siapa penerima emailmu dan pilih gaya bahasa yang pas.

tips mengirim email

Beginilah cara saya memaksimalkan bagian email

2. Maksimalkan Fungsi Subjek dan Badan Email

Dalam sebuah email seperti halnya sebuah surat, ada beberapa bagian yang penting. Bagian itu adalah; nama pengirim, subjek email, badan email dan lampiran (jika ada). Masing-masing tentu punya fungsinya sendiri-sendiri.

Nama pengirim agar orang tahu, email ini dikirim oleh siapa. Subjek email adalah rangkuman tentang maksud dan tujuan Anda mengirim email. Badan email adalah isi dari surat atau email yang kita kirim itu. Kalau ada lampiran maka sertakan di bagian bawah.

Ada kasus ketika pengirim email biasanya meletakkan semua isi email di bagian subjek. Kasus lain, email tanpa subjek, tanpa badan email dan hanya berisi lampiran. Ini maksudnya bagaimana? Apakah kita penerima email ini diharapkan menjadi pembaca pikiran?

Jadi pastikan sebagai pengirim email Anda memanfaatkan semua fungsi itu. Baidewei, seorang teman di Facebook dapat email dari anak SMA yang minta info tempat wisata, dan subjek emailnya adalah; Loe harus buka email ini, pliss!

Alamakjang!

3. Berbasa-basi itu Penting

Tidak peduli siapapun penerima emailmu, berbasa-basi itu penting. Bedanya hanya di gaya bahasa saja. Ketika mengirim email kepada teman sebaya atau yang lebih muda, basa-basi tentu bisa dilakukan dengan gaya yang santai. Misalnya;

Halo manis, ini akika kirimkan materi yang tadi yey minta di WA. Mudah-mudahan berguna yaa. Muachhh!

Kalau dengan dosen atau orang yang lebih tua atau yang kita butuhkan bantuannya, tentu gaya basa-basinya beda lagi. contohnya;

Selamat malam pak. Saya lampirkan tugas saya seperti yang tadi bapak minta, mohon koreksi dan masukannya. Terima kasih.

Basa-basi tidak perlu berpanjang-panjang, cukup dengan ringkas dan tepat sasaran serta sopan. Tak perlulah kata-kata yang berbunga-bunga selayaknya penyair. Itu kadang malah bikin eneg.

Satu lagi, perhatikan nettiquet atau etika di internet. Jangan menggunakan huruf besar karena itu bisa terbaca sebagai teriakan, jangan menggunakan tanda seru lebih dari satu karena itu bisa dianggap sebagai bentakan. Contoh subjek yang salah misalnya seperti ini:

TUGAS MINGGU PERTAMA!!!!!

Itu kirim tugas atau meneriaki dosen?

4. Perhatikan Lampiran Jika Ada.

Ini juga kadang terjadi. Ketika kita mengirim email dengan lampiran, kadang kita dengan brutalnya mengirimkan lampiran yang besaran failnya tidak kira-kira. Memang, beberapa penyedia layanan email sudah membatasi berasan fail yang akan dikirim, kalau tak salah Gmail membatasi sampai 20 MB.

Tapi, 20 MB itu besar bok! Tidak semua orang punya kuota, kecepatan internet dan waktu yang longgar untuk membuka lampiran sebesar itu.

Jadi kalau memang mau menyertakan lampiran, sebaiknya ukuranya diperkecil dulu agar tidak mengganggu kenyamanan penerima email.

Perhatikan juga, apakah lampiran ini memang sesuai dengan yang kita maksudkan? Ada teman yang bercerita di komentar status Facebook saya, katanya ada mahasiswa yang minta fail Microsoft Excelnya direvisi tapi lampiran yang dikirim adalah tangkapan layar (screenshot). Lalu mau direvisi seperti apa? Gambarnya atau failnya?

Saya memaksimalkan bagian footer.

5. Maksimalkan Fungsi Penyedia Layanan Email.

Ini hanya tips tambahan saja sebagai pelengkap tips mengirim email. Penyedia layanan email sebenarnya memberi banyak fungsi yang memungkinkan kita membuat email jadi lebih bermartabat. Bermartabat ini maksudnya email jadi lebih terlihat serius dan tentunya membuat kita sang pengirim email jadi terlihat lebih profesional.

Contohnya, kita bisa membuat nama kita tertera jelas sebagai pengirim email, bukan hanya alamat email saja. Terus, kita juga bisa menyisipkan nama lengkap atau nama panggilan kita di bagian bawah email, ada alamat website/blog, ada juga pekerjaan atau aktivitas kita sekarang.

Ini membuat email jadi terlihat lebih formil dan lebih profesional. Untuk sesuatu yang berhubungan dengan bisnis atau urusan pekerjaan, tentu ini sangat berguna.

Itulah 5 tips mengirim email yang bisa saya bagikan. Terkesan ribet? Ya memang, hidup itu selalu ada aturan bro and sist! Kalau hidup tidak ada aturannya, kacau balau dong. Setidaknya aturan ini tidak terlalu ketat dan malah bisa membuat semua senang. Iya kan?

Selamat mengirim email! [dG]

About The Author

Leave a Reply

1 Comment on "5 Tips Mengirim Email"

Notify of
avatar
Sort by:   newest | oldest | most voted
vira
Guest

blogger pengejar goodie bag :))))

wpDiscuz
%d bloggers like this: