Beberapa orang anak muda nampak sibuk di depan sebuah laptop. Sesekali mereka berdebat seru, kelihatan serius tapi tetap dengan aroma canda khas anak muda. Di ruangan lain, seorang lelaki yang lebih tua juga nampak serius di depan komputer. Di sebelahnya, seorang wanita berjilbab juga nampak serius terpekur di depan selembar kertas dengan pulpen di tangan kanannya.
Itu adalah sebagian gambaran fenomena baru di kantor saya. Beberapa hari ini sebagian besar karyawan tiba-tiba menjadi sangat sibuk dan berkonsentrasi penuh pada satu hal. Faktor konsentrasi penuh yang berbalut tekanan kemudian membuat tingkat stress pada beberapa karyawan meningkat ke level maksimum. Akibat sampingannya, banyak yang kemudian tidak mampu mengontrol emosinya dan menjadi orang yang sangat sensitif dan mudah meledak.
Sebelum saya bercerita lebih lanjut, saya mau cerita dulu tentang latar belakang fenomena yang tiba-tiba muncul dan menguasai kantor kami belakangan ini.
Kantor kami sedang dalam proses menjadi sebuah perusahaan yang lebih profesional. Jalan ke sana mulai diretas sekitar pertengahan tahun lalu. Salah satu jalannya adalah dengan pembenahan manajemen yang diwujudkan dalam bentuk kontrak dengan salah satu konsultan HRD bertaraf nasional.
Konsultan itulah yang kemudian membawa sebuah metode pembenahan manajemen secara menyeluruh yang dikenal dengan nama KPI atau Key Performance Indicator. Dari bahasanya sudah ketahuan kalau metode ini adalah salah satu metode untuk bisa membuat tolak ukur terhadap kinerja karyawan. Sejauh yang saya tahu, KPI ini terdiri atas beberapa tingkatan proses. Mulai dari KPI Description di mana para karyawan diarahkan untuk lebih bisa mendeskripsikan jenis pekerjaan sekaligus membuat target dan strategi bila target itu tak terpenuhi. Berikutnya ada Fishbone yang kira-kira berarti pemetaan masalah dan cara menanganinya yang dituangkan dalam sebuah bagan serupa tulang ikan.
Setelah itu, para karyawan kemudian didorong untuk membuat 1YAP, atau one year action plan, rencana kerja satu tahun lengkap dengan prediksi waktu pekerjaan, kontrol cek point dan budget bila ada. Selepas itu ada yang namanya SIOS, atau Strategic Initiavite in One Sheet, di mana semua langkah-langkah atau metode sebelumnya dirangkum dalam satu lembar (one sheet) dengan bentuk yang lebih ringkas, sekaligus dilengkapi dengan metode kerja berbentuk flowchart. Setelah tahap ini rampung, masih ada 2 langkah lagi yaitu : KPI Reporting dan PDCA (Plan Do Check and Action) tapi karena takut anda keburu bosan, maka penjelasannya mungkin saya uraikan nanti saja, lagipula saya belum terlalu paham kedua metode itu.
Tahap awal, karyawan yang ikut training terlebih dahulu adalah karyawan di level departemen head ke atas. Tentu saja, karena mereka adalah para pengambil keputusan. Setelah selesai, giliran sebagian dari merekalah yang kemudian “menularkan†ilmu ini kepada level staff ke bawah. Penularannya dilakukan dalam bentuk in house training yang diarahkan langsung oleh manajer HRD.
Nah, in house training yang diikuti oleh para staff inilah yang kemudian membuat munculnya fenomena baru yang jadi headline di lingkungan kantor kami minggu-minggu ini. Sebenarnya para staff sudah mulai mengikuti training sejak akhir tahun lalu, namun belum terlalu intensif hingga kemudian tidak terlalu mendapatkan porsi perhatian yang serius. Hari sabtu (25/4) kemarin in house training KPI berlanjut. Kali ini porsinya lebih besar dan tentu saja lebih serius. Setiap peserta diharapkan mampu membuat KPI berdasarkan urutan-urutan metodenya hingga sampai ke level pembuatan SIOS.
Bagi sebagian besar staff yang kegiatan sehari-harinya jauh dari hal-hal berbau manajemen, tugas ini sungguh-sungguh menyiksa. Mereka yang biasanya hanya bergul dengan kerjaan rutin, apalagi yang sehari-harinya bertugas di lapangan tiba-tiba merasa pusing tujuh keliling karena harus dijejali sebuah pekerjaan yang mengandalkan logika dan kemampuan menyusun kata-kata. Parahnya lagi, sebagian besar kerjaan ini berhubungan dengan kemampuan komputer, khususnya microsoft word dan excel karena di dalam SIOS ada tabel, bagan, flowchart dan grafik sementara masih banyak staff di kantor kami yang tak akrab dengan komputer meski milenium telah berganti nyaris 10 tahun.
Akhirnya, semenjak hari sabtu,puluhan orang staff mulai kasak-kusuk, kebingungan dan akhirnya stress. Apalagi tugas ini dikait-kaitkan dengan jumlah bonus tahunan yang akan dibagi nantinya. Setiap harinya-bahkan di hari Minggu-sebagian besar para staff berkumpul, berkasak-kusuk, berdiskusi, bahkan sebagian menggerutu dan memaki departemen HRD yang mereka anggap telah menumpahkan sebuah kesusahan baru di kehidupan mereka. Setiap harinya, pembicaraan selalu berkisar antara KPI, KPI dan KPI. Kerjaan utama mereka bahkan telah terbengkalai. Para supervisi proyek sibuk di kantor, para staff keuangan tak peduli lagi pada rentetan tugas mereka, semua nyaris sama, menumpahkan segala pikirannya kepada satu tujuan, mengerjakan tugas KPI.
Get the whole story »